Không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng hạn có thể bị phạt đến 20 triệu đồng
Theo quy định pháp luật lao động hiện hành, người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện báo cáo tình hình thay đổi về lao động định kỳ nhằm đảm bảo công tác quản lý lao động được thực hiện đầy đủ, minh bạch.
Việc không thực hiện báo cáo đúng thời hạn có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt lên đến 20 triệu đồng đối với tổ chức.
Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động
Căn cứ Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải thực hiện báo cáo tình hình thay đổi về lao động định kỳ.
Theo đó, báo cáo được thực hiện:
- Định kỳ 06 tháng: trước ngày 05 tháng 6;
- Hằng năm: trước ngày 05 tháng 12.
Người sử dụng lao động thực hiện báo cáo đến Sở Nội vụ thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, đồng thời thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
Đối với kỳ báo cáo cuối năm 2025, doanh nghiệp cần hoàn thành việc nộp báo cáo tình hình thay đổi lao động trước ngày 05/12/2025.
Trường hợp không thể nộp báo cáo trực tuyến
Nếu người sử dụng lao động không thể thực hiện báo cáo thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, doanh nghiệp có thể gửi báo cáo bằng bản giấy theo mẫu quy định đến Sở Nội vụ và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực có liên quan.
Riêng đối với người lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, doanh nghiệp cần thực hiện báo cáo đến:
- Sở Nội vụ;
- Cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực;
- Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế.
Mức phạt khi không báo cáo tình hình sử dụng lao động
Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động có hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.
Cụ thể:
- Cá nhân vi phạm: phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng;
- Tổ chức vi phạm: mức phạt bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân, tương đương từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Doanh nghiệp cần lưu ý
Việc thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn hạn chế rủi ro bị xử phạt trong quá trình thanh tra, kiểm tra lao động.
Doanh nghiệp nên chủ động rà soát thông tin nhân sự, cập nhật biến động lao động và hoàn thành báo cáo đúng thời hạn theo quy định.
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2025
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2025 vẫn sử dụng theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP vì hiện nay chưa có văn bản pháp luật ban hành mẫu mới thay thế.
Mẫu Báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2025 có dạng như sau:
Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm 2025 online
Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia https://dichvucong.gov.vn/
Bước 2: Thực hiện Đăng nhập bằng tài khoản Cổng dịch vụ công quốc gia đã có. Nếu chưa có thì nhấn vào nút Đăng ký.
Bước 3: Sau khi đăng nhập, chọn chức năng “Dịch vụ công trực tuyến“.
Nhập “Báo cáo tình hình sử dụng lao động” trên mục thanh tìm kiếm và chọn “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động”
Bước 4: Chọn thủ tục, bấm vào “Nộp trực tuyến“.
Bước 5: Kê khai thông tin.
Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo là Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Bước 6: Bấm vào nút “Đăng ký” hệ thống sẽ tự ghi nhận thông tin.
Bước 7: Khi màn hình hiện lên bảng “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công” thì bấm nút “Thoát” để kết thúc thủ tục.
Sau khi nộp báo cáo tình sử dụng lao động thành công, người sử dụng lao động phải thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Bước 8: Doanh ngiệp nhập biểu mẫu khai báo và gửi hồ sơ trên hệ thống bảo hiểm xã hội.
Bước 9: Cán bộ bảo hiểm xã hội. xử lý hồ sơ liên quan đến bảo hiểm xã hội.
Bước 10: Cổng Dịch vụ công Quốc gia lấy dữ liệu lao động từ hệ thống cơ sở dữ liệu bảo hiểm xã hội.
Bước 11: Cổng Dịch vụ công Quốc gia tự động gửi báo cáo về hệ thống một cửa của địa phương theo kì báo cáo do Bộ Nội vụ quy định.
Ngoài ra, người sử dụng lao động cũng có thể nộp trực tiếp như sau:
Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP đến Sở Nội vụ và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ, cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.
Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
———————————–
📞 Liên hệ với MHD ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí:
🌐 Website: mhd.vn
☎️ Hotline: 1900 98 99 68
📧 Email: info@mhd.vn
Văn phòng tại TP.HCM
🌍 Địa chỉ: 168 Trần Lựu, Phường Bình Trưng, TP Hồ Chí Minh
Văn phòng tại Hà Nội
🌍 Địa chỉ: Tầng 3, Số 20, Đường số 23, Khu Đô Thị Thành Phố Giao Lưu, Phường Đông Ngạc, TP Hà Nội
