Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp có các chức danh quản lý không hưởng tiền lương như: thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước hoặc các chức danh quản lý trong hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.
Theo hướng dẫn của BHXH TP. Hồ Chí Minh và BHXH cơ sở Tân Phú, doanh nghiệp cần thực hiện khai báo và quản lý riêng nhóm đối tượng này để đảm bảo đúng quy định về bảo hiểm xã hội (BHXH).
1. Đối tượng cần khai báo riêng
Nhóm người lao động không hưởng lương thuộc diện quản lý riêng bao gồm:
- Thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc;
- Thành viên Ban kiểm soát, kiểm soát viên;
- Người đại diện phần vốn nhà nước hoặc phần vốn của doanh nghiệp;
- Các chức danh quản lý trong hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định pháp luật.
Đây là nhóm đối tượng phải được đăng ký và theo dõi riêng trên hệ thống BHXH.
2. Quy trình khai báo và quản lý người lao động không hưởng lương
Bước 1: Đăng ký mã đơn vị riêng
Doanh nghiệp thực hiện lập hồ sơ 604 để đăng ký mã đơn vị thứ hai nhằm quản lý riêng nhóm người không hưởng lương.
Hồ sơ được thực hiện trên các phần mềm giao dịch BHXH điện tử như: eBHXH, TS24, EFY hoặc iBHXH.
Trong phần nội dung thay đổi, doanh nghiệp ghi rõ:
“Đăng ký mã quản lý cho người quản lý không hưởng lương”.
Bước 2: Cấp mã đơn vị phụ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị phụ (ví dụ: Q6xxxxV).
Mã này được sử dụng riêng cho việc:
- Báo tăng, báo giảm lao động;
- Kê khai đóng BHXH;
- Quản lý riêng nhóm đối tượng không hưởng lương.
Bước 3: Kê khai và đóng BHXH
Doanh nghiệp sử dụng mã đơn vị mới để thực hiện:
- Kê khai theo mẫu D02-TS, TK1-TS;
- Báo tăng, báo giảm khi có thay đổi chức danh;
- Thực hiện đóng BHXH theo quy định hiện hành.
Việc quản lý tách biệt giúp đảm bảo dữ liệu chính xác và thuận tiện khi đối chiếu với cơ quan BHXH.
3. Một số lưu ý quan trọng
- Doanh nghiệp không sử dụng chung mã đơn vị chính để khai báo nhóm không hưởng lương;
- Cơ quan BHXH sẽ quản lý đồng thời hai mã đơn vị của doanh nghiệp;
- Khi báo cáo lao động hoặc đối chiếu quỹ BHXH cần tách riêng theo từng mã đơn vị;
- Tỷ lệ đóng BHXH hiện hành là 29,5% (BHXH 25%, BHTN 1%, BHYT 4,5%);
- Mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH: tối thiểu 2.340.000 đồng, tối đa 46.800.000 đồng (tương ứng 20 lần mức lương tối thiểu vùng).
4. Kết luận
Việc khai báo và quản lý đúng nhóm người lao động không hưởng lương giúp doanh nghiệp:
- Tuân thủ đúng quy định pháp luật về BHXH;
- Hạn chế rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm tra;
- Đảm bảo quyền lợi cho người tham gia BHXH;
- Nâng cao tính minh bạch trong quản lý lao động.
Doanh nghiệp nên chủ động thực hiện đúng quy trình ngay từ đầu để tránh sai sót trong quá trình kê khai và đóng BHXH.
